Aufbewahrungsfristen von Unterlagen

Aufbewahrungsfristen von Unterlagen

 

Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere müssen laut Bundesabgabenordnung grundsätzlich sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, für das die Buchungen vorgenommen wurden, zu laufen. Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr fängt die Frist am Ende des abweichenden Wirtschaftsjahres zu laufen an.

Bei Unterlagen, die in einem gerichtlichen oder behördlichen Verfahren als Beweismittel dienen oder für die Abgabenerhebung betreffenden anhängigen Verfahren von Bedeutung sind, verlängert sich die Frist auf unbestimmte Zeit.

Für bestimmte Unterlagen gibt es eigene Aufbewahrungsfristen, wie z. B. 22 Jahre für Unterlagen, die Grundstücke im Sinne des § 2 des Grunderwerbsteuergesetzes betreffen oder 10 Jahre für alle Aufzeichnungen, die bei Inanspruchnahme des sogenannten Mini-One-Stop-Shop zu führen sind.

Zu beachten ist, dass Betriebsprüfungen bis zehn Jahre zurück möglich sind und daher kann es sinnvoll sein, Unterlagen auch so lange aufzubewahren. Auch sollten Unterlagen über Eigentums- oder Bestandsrechte und Arbeitsverträge länger aufgehoben werden.

Bei einem Kauf eines Grundstücks bzw. einer Immobilie im Privatvermögen sollten alle Unterlagen, die mit dem Kauf, einem Zu- und Umbau oder einer Großreparatur in Zusammenhang stehen, für Zwecke der Berechnung der Immobilienertragsteuer bei einem späteren Verkauf unbefristet aufbewahrt werden.

Stand: 3. Jänner 2020